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Konflikte bei der Mitarbeiterbeurteilung

Die Mitarbeiterbeurteilung ist ein starkes Führungsinstrument. Aufgrund von vorgängigen Vereinbarungen werden die Mitarbeitenden bezüglich ihrem Verhalten, ihren Leistungen, Stärken und Schwächen beurteilt. Diese Erkenntnisse sind eine wichtige Basis für zukünftige Massnahmen im Bereich der Personalentwicklung. Natürlich birgt eine Mitarbeiterbeurteilung ein grosses Konfliktpotential, weil dabei oft völlig verschiedene Sichtweisen aufeinander prallen.

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Voraussetzungen für eine Mitarbeiterbeurteilung

Wichtigster Grundsatz bei einer Mitarbeiterbeurteilung ist, dass nicht eine Person beurteilt wird, sondern deren Verhalten und Leistungen. Die Kernfragen lauten: Was wurde mit einem Mitarbeiter bei der Einstellung oder bei den letzten Mitarbeitergesprächen vereinbart? Wie haben sich sein Verhalten und seine Leistungen entwickelt?

Das Fundament bilden Beobachtungen von Verhaltensweisen und Leistungen des Mitarbeitenden in der beruflichen Praxis, welche laufend stattfinden und besprochen werden sollten. Es bringt wenig, einen Mitarbeitenden erst bei einem Gespräch zum Jahresende mit Beobachtungen zu konfrontieren, welche dem Mitarbeitenden selber gar nie aufgefallen sind. Solche laufenden Mitarbeitergespräche können das Konfliktpotential beim Beurteilungsgespräch massiv reduzieren.

Bei der Leistungsbeurteilung stellt sich die Frage nach den Bewertungskriterien sowie dem Bewertungsmassstab. Die Bewertungskriterien und der Bewertungsmassstab müssen für beide Seiten klar und nachvollziehbar sein. Die Mitarbeitenden müssen die Möglichkeit haben, die Kriterien während des gesamten Beurteilungszeitraums erfüllen zu können.

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die Akzeptanz des Beurteilenden. Kann die beurteilende Person das Verhalten und die Leistungserfüllung des Mitarbeitenden überhaupt beurteilen? Ist sie im Arbeitsalltag genügend nahe beim Mitarbeitenden? Kann sie die Leistungen aus fachlicher Sicht beurteilen? Geniesst sie auch die persönliche Akzeptanz bei den Mitarbeitenden?

Ablauf einer Mitarbeiterbeurteilung

Idealerweise wird das Mitarbeitergespräch im Sinne einer Standortstimmung 1-2 Wochen vorher vereinbart, so dass beide Seiten genügend Zeit haben, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Sinnvoll ist es, wenn sich die Mitarbeitenden vorgängig selber beurteilen können. Einige Betriebe führen eine gegenseitige Beurteilung durch, so dass auch die Vorgesetzten eine Rückmeldung von den Mitarbeitenden erhalten.

  • Positiver Einstieg:
    • Freundliche Begrüssung
    • Gesprächsziel bekanntgeben
    • Wertschätzung anhand von konkreten Beobachtungen, Leistungssteigerungen, gemeinsame Ansichten bezüglich der Beurteilung etc. kommunizieren
    • Ein guter Einstieg ist auch eine offene Frage zur vergangenen Zeitperiode zu stellen: «Wie haben Sie die Zeit seit unserer letzten Besprechung erlebt?»
  • Besprechung der Beurteilungen
    • Gemeinsame Übereinstimmungen suchen
    • Stärken und Talente hervorheben
    • Verhaltens- und Leistungsverbesserungen hervorheben
    • Unterschiedliche Beurteilungen ansprechen
    • Optimierungspotentiale ansprechen
  • Alternativen zur Optimierung des Verhaltens oder der Leistung besprechen.
  • Gemeinsame Vereinbarung bezüglich dem weiteren Vorgehen sowie den angestrebten Zielen treffen und schriftlich festhalten.
    • Ziele «SMART» formulieren (SMART = Spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert)
  • Positiver Gesprächsabschluss
    • Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
    • Feedback bezüglich dem Gespräch abfragen
    • Nächster Besprechungstermin oder Fortschrittskontrolle vereinbaren
    • Sich für das Gespräch bedanken und kommunizieren, dass man sich auf eine weitere Zusammenarbeit freut

Tipps zur Vermeidung von Konflikten bei der Mitarbeiterbeurteilung

  • Seriöse Vorbereitung auf das Gespräch
    • Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung
    • Gesprächsnotizen und Vereinbarungen der letzten Gespräche.
    • Aktuelle Verhaltens- und Leistungsbeurteilung.
    • Persönliche Zielsetzungen
    • Weitere relevante Informationen: Fragenkatalog, Lösungsansätze, interne Weisungen etc.
    • Genügend Zeit für das Gespräch einplanen.
    • Störungen und Unterbrechungen vermeiden.
  • Gegenseitiger Respekt: Nur wer sein Gegenüber respektiert und wirklich ernst nimmt kann ein positives Gesprächsklima schaffen.
  • Innere Überzeugung: Positionen vertreten, welche der inneren Überzeugung entsprechen
  • Statt Vorwürfe Wünsche formulieren
  • Ich-Botschaften senden (Situation, eigene Gefühle, Erwartungen/Wünsche):
    • Nicht «Ich finde Sie kommen morgens oft zu spät zur Arbeit»
    • Sondern «Ich habe festgestellt, dass Sie in den letzten vier Wochen jeweils mindestens ein Mal pro Woche zu spät zur Arbeit erschienen sind. Mich ärgert dies, weil die vereinbarten Regeln für alle Mitarbeitenden gelten. Darf ich Sie bitten, die vereinbarten Arbeitszeiten in Zukunft besser einzuhalten?»
  • Ausgeglichene Redezeiten für beide Parteien.
  • Sich gegenseitig aussprechen lassen.
  • Aktives Zuhören
  • Nachfragen, wenn etwas nicht klar ist.
  • Kritikfähigkeit zeigen, Fehler oder nicht optimale Situationen eingestehen.
  • Nicht immer die totale Übereinstimmung suchen sondern je nach Situation einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss ansteuern.

Verhalten in anspruchsvollen Situationen bei der Mitarbeiterbeurteilung

1. Ein Mitarbeiter fühlt sich falsch beurteilt
  • Ruhig bleiben, Verständnis zeigen
  • Den Grund eruieren, vielleicht hat der Beurteilende etwas übersehen
  • Die eigene Beurteilung erklären
  • Akzeptieren, dass der Mitarbeitende die Beurteilung anders sieht
  • Festhalten, dass man sich bei der Beurteilung des entsprechenden Punktes nicht einig ist
  • Oft verbessern sich auch Mitarbeitende, welche mit der Beurteilung nicht einverstanden sind, z.B. weil sie nicht so kritikfähig sind wie andere
  • Grundsatz: Je besser das Beurteilungssystem, desto weniger fühlen sich Mitarbeitende falsch beurteilt

2. Ein Mitarbeiter sieht den Sinn einer Mitarbeiterbeurteilung nicht ein
  • Ruhig bleiben, Verständnis zeigen
  • Den Sinn auch Sicht des Unternehmens und aus eigener Sicht erklären
  • Den Nutzen aus Sicht des Mitarbeitenden erklären
  • Die Vorgesetzten müssen voll hinter den Mitarbeiterbeurteilungen stehen
  • Kommunizieren, dass die aktive Teilnahme von den Mitarbeitenden erwartet wird

3. Ein Mitarbeiter verhält sich im Gespräch destruktiv
  • Ruhig bleiben
  • Das Verhalten des Mitarbeitenden direkt ansprechen (Ich-Botschaft) und den Grund erfragen und je nach Antwort darauf eingehen
  • Oft kommt es vor, das ein Konflikt bei einer Mitarbeiterbeurteilung auftritt, welcher schon lange vor sich hin schwelt und somit gar nichts mit der Mitarbeiterbeurteilung zu tun hat
  • Den Nutzen aus Sicht des Mitarbeitenden erklären
  • Kommunizieren, dass die aktive Teilnahme von den Mitarbeitenden erwartet wird

Mit den folgenden Massnahmen können Konflikte bei der Mitarbeiterbeurteilung vermieden werden:
  • Schulungen, Coachings
  • Interne Gespräche und Workshops (Erfahrungsaustausch)
  • Auf Widerstände vorbereitet sein
  • Beurteilungssystem verbessern
  • Laufend Mitarbeitergespräche führen, nicht erst zum Jahresende

Ungelöste Konflikte blockieren konstruktive Energie, erschweren zunehmend den Arbeitsalltag, vergiften das Arbeitsklima und behindern so den Erfolg des Unternehmens. Warten Sie daher nicht ab. Holen Sie sich so rasch als möglich Unterstützung. Ich bin gerne für Sie da.

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